Переезд офиса в другой город устроен так же, как квартирный: та же машина, те же грузчики, тот же расчёт в кубометрах. Разница — в цене ошибки. Не влезли две коробки при квартирном переезде — дошлёте почтой. Не влез архив бухгалтерии — у вас встал отдел. Мы девять лет возим междугородние переезды и сделали больше 12 000 перевозок; ниже — как считается и организуется офисный переезд по России, с цифрами из наших рабочих регламентов.
Чем офисный переезд отличается от квартирного
| Что отличается | Что это меняет на практике |
|---|---|
| Техника | Мониторы, системные блоки, МФУ требуют маркировки «верх/низ» и жёсткой упаковки — родная коробка лучше любой другой |
| Документы и архив | Проблема не в объёме, а в весе: машина сядет на рессоры раньше, чем заполнится кузов |
| Мебель | Офисная мебель почти вся разборная, а разбор меняет объём в 3–4 раза — то есть меняет цену |
| Сроки | Дата погрузки жёсткая: вы платите не только за перевозку, но и за простой сотрудников |
Минимальное расстояние — 200 км
Сразу, чтобы вы не тратили время: переезды короче 200 км мы не берём. На плече Москва — Тверь или Барнаул — Бийск местная газель всегда дешевле, и мы там неконкурентоспособны. Новый офис в часе езды — ищите местного перевозчика, так честнее.
Как считается объём офиса
Считаем в кубометрах. У стандартного кузова ширина и высота — около 2 м, поэтому один метр по полу равен 4 м³. Офис на 20 м³ займёт 5 метров длины кузова. Этой арифметикой можно проверить любой расчёт, в том числе чужой.
Ориентиры по офисной обстановке
| Предмет | Объём |
|---|---|
| Шкаф двустворчатый, неразборный | 2 м³ |
| Тот же шкаф, разобранный в доски | 0,5 м³ |
| Шкаф-пенал выше 2 м, неразборный | 4 м³ |
| Диван в переговорной, если сверху ставить нельзя | 4 м³ |
| Тот же диван, если сверху разрешено ставить коробки | 2 м³ |
| Сейф 0,8 × 1,7 × 0,6 м | считаем как 2 м³ |
| Коробка 60 × 40 × 40 см | 0,1 м³ (10 коробок = 1 м³) |
Обратите внимание на две пары строк. Разобранный шкаф стоит 0,5 м³ вместо 2 м³ — четырёхкратная разница в объёме и в деньгах. Диван: «сверху можно» превращает 4 м³ в 2 м³, потому что над неразборным диваном, на который нельзя ничего поставить, едет пустота, и её вы тоже оплачиваете.
Сейф по формуле даёт неполных два куба, но в расчёт идёт 2 м³: между предметами в кузове всегда остаются промежутки, тетриса не получается. По той же причине крупные предметы округляем вверх, а итог — до целого: 12,1 м³ считаем как 12, а 12,5 — уже как 13.
Архив и документы: считайте вес, а не только объём
Это главная офисная ловушка. Коробка, плотно набитая бумагой, весит 27–30 кг. Двести коробок архива — это около 20 м³ и примерно 6 тонн. По объёму такой груз спокойно входит в пятитонник, а по массе машина не тронется с места.
У нас был случай: клиентка везла домашнюю библиотеку, вызвала пятитонник на 35 м³. Вещи в кузов вошли все, но автомобиль не смог поехать — перегруз, пришлось заказывать вторую машину прямо в день погрузки. С офисным архивом сценарий тот же.
Поэтому при заявке отдельно назовите менеджеру, сколько коробок именно с бумагой. Мы умножим на 30 кг и подберём машину по грузоподъёмности, а не только по объёму. При упаковке бумагу и папки кладите в малые коробки, примерно 40 × 50 × 40 см, вес одного места — не больше 10–15 кг. Иначе коробки рвутся при переноске, а бригада тратит вдвое больше времени.
Как прикинуть объём самостоятельно
Сложите всё, что едет, в одном помещении плотно: коробки друг на друга, мебель вплотную. Обведите массив прямоугольником, измерьте длину, ширину и высоту, перемножьте и прибавьте 10–15% на пустоты. Лучше добавить, чем узнать на погрузке, что не влезает.
Почему объём нельзя занижать «чтобы вышло дешевле»
Порядок прописан в регламенте. Если на погрузке фактический объём больше заявленного, логист фиксирует реальную цифру и останавливает погрузку. Менеджер согласовывает с вами новый объём и сумму, вы переподписываете заявку — только тогда машина грузится дальше. Не согласована доплата — груз выгружают обратно, а по договору оформляется неустойка. В день переезда такая пауза стоит дороже, чем честные два лишних куба в расчёте.
Каким способом отправить офис
- Отдельный автомобиль — машина едет только под ваш груз. Самый быстрый и самый дорогой вариант; для переезда с жёсткой датой открытия берут обычно его.
- Попутный груз — способ по умолчанию и самый частый. В машине едут вещи 2–3 клиентов по одному направлению, но перегрузок и промежуточных выгрузок нет: как загрузили, так и довезли. Дешевле отдельной машины, идёт чуть дольше.
- Сборный груз — только для маленьких отправок: до 2 м³ и от 500 км. Дешевле, но в пути вещи несколько раз перегружают на складах. Целому офису не советуем.
Сроки
Машина проходит около 600 км в сутки. Разделите расстояние на 600 — получите срок.
| Маршрут | Расстояние | В пути |
|---|---|---|
| Москва — Казань | ≈ 800 км | 1–2 суток |
| Москва — Екатеринбург | ≈ 1800 км | ≈ 3 суток |
| Москва — Новосибирск | ≈ 3300 км | ≈ 6 суток |
| Барнаул — Москва | ≈ 3600 км | ≈ 6 суток |
Машину подаём и день в день, но офису так лучше не делать: закладывайте неделю, а при известной дате обращайтесь за месяц. Дату погрузки выбираете вы, в том числе выходной, чтобы не терять рабочие будни, — её нужно согласовать заранее. Автомобиль и водитель приезжают из вашего региона, водитель звонит вам за сутки до погрузки. Если машины на вашу дату не будет, предупредим минимум за сутки, а не постфактум.
Как организовать процесс со своей стороны
Назначьте одного ответственного. Не «каждый отдел сам за себя», а один человек с телефоном, который принимает решения на погрузке и на выгрузке. С нашей стороны к переезду добавляется менеджер по сопровождению — он ведёт вас от заявки до выгрузки.
Промаркируйте всё по кабинетам. Рабочая схема: КАБ-3 / 07 — номер кабинета в новом офисе и сквозной номер места. Пишите маркером на двух смежных гранях коробки, чтобы номер был виден в штабеле. На технике указывайте верх и низ, если упаковка не заводская; коробки с мониторами маркируются всегда.
Составьте опись — при офисном переезде она обязательна. Опись делается в двух экземплярах. Водитель расписывается в ней при погрузке (груз принят в полном объёме) и при выгрузке (сдан в полном объёме). Сразу после погрузки пришлите фото описи менеджеру — она сохранится в электронном виде.
Образец описи для офисного переезда
Шапка: дата, номер заявки, наименование организации, адрес погрузки, адрес выгрузки, ФИО и телефон ответственного, марка и госномер автомобиля, ФИО водителя.
| № места | Кабинет / сотрудник | Содержимое | Упаковка | Кол-во, шт | Хрупкое |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | КАБ-3 / бухгалтерия | Архив 2023–2025 | Короб 40×50×40 | 1 | — |
| 02 | КАБ-3 / бухгалтерия | Монитор 24 дюйма | Заводская коробка | 1 | да |
| 03 | КАБ-1 / приёмная | Шкаф двустворчатый, в разборе | Стрейч + картон | 1 | — |
| 04 | КАБ-5 / переговорная | Стулья | Стрейч | 6 | — |
Подвал: итого мест — \_\_\_; сдал (ФИО и подпись представителя заказчика); принял к перевозке (ФИО и подпись водителя, дата); на выгрузке — вторая пара подписей.
Что делаем мы, а что остаётся на вас
Мы подаём машину нужного объёма и грузоподъёмности, организуем грузчиков в городе погрузки и в городе выгрузки (бригады партнёра есть в каждом городе, оплата за них отдельная), помогаем с упаковкой силами тех же партнёров, ведём переезд через менеджера сопровождения и оформляем документы. Вещи страхуются бесплатно, покрытие — до 1 000 000 рублей в компании «Ресо»; если оборудование дороже, сумму можно увеличить за отдельную плату.
Упаковочные материалы мы не продаём — коробки, стрейч и плёнку закупаете вы. Демонтаж кабельных сетей, разбор серверных стоек и настройка оборудования на новом месте — работа ваших ИТ-специалистов. Всё, чего нет в этом списке, уточняйте у менеджера до подписания заявки.
Документы для юрлица
Лицензия на перевозку имущества не требуется — работаем официально, по договору. Оформляем удалённо: договор и заявка (заявка — приложение к договору: объём, направление, дата, время, данные водителя и автомобиля). Подписанный документ достаточно прислать сканом или фото.
Опись, подписанная обеими сторонами на погрузке и на выгрузке, — ваш основной документ при споре о сохранности. Полный комплект отчётных документов предоставляем; состав закрывающих документов под ваш договор согласуйте с менеджером до подачи машины, чтобы бухгалтерия не собирала их задним числом.
Куда мы возим офисы
По всей России, а также в Беларусь и Казахстан — там только крупные города. Не возим в Грузию, Армению, Азербайджан, Абхазию, Литву, Латвию, Эстонию, Киргизию; из российских направлений закрыты Норильск, Чукотка, Нарьян-Мар, Воркута, Инта, Усинск и часть Якутии. В закрытые города возим от КПП до КПП.
Для расчёта нужны три вещи: города «откуда — куда», примерный объём и отдельно количество коробок с документами. Оставьте заявку на сайте или позвоните — менеджер посчитает стоимость и подберёт машину.